運城市財經學校省級示范校項目建設檔案管理制度

 

第一章 總 則    

為建立健全省級示范校項目各類建設檔案，便于省級示范校項目建設的監督、檢查、總結、交流，順利實現建設目標，依據《山西省教育廳、山西省人力資源及社會保障廳、山西省財政廳關于開展省級中等職業教育改革發展示范校建設工作的通知》（晉教職〔2018〕4號）等有關文件，特制定示范校項目建設專門檔案管理制度。     

第一條  為了加強省級示范校建設項目檔案（以下簡 稱《示范校檔案》）整理立卷和歸檔工作，充分發揮《示范校檔案》在學校各項工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及國家有關法規，結合我校情況，制定本規定。    

第二條 加強對檔案工作的領導和管理。由示范校項目建設主管副校長分管檔案工作，示范校項目建設管理辦公室副主任負責檔案管理，并指配一名辦公室成員兼職檔案員，具體負責《示范校檔案》的檔案收集、整理和移交工作。   

第三條 《示范校檔案》是學校在項目建設中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的材料。包括黨群、行政、教學科研、基本建設、儀器設備、出版、外事、財務和聲像檔案。    

第四條 《示范校檔案》是學校在項目建設中的真實歷史記載，是學校的寶貴財富，各項目建設承辦單位必須加強各類建設資料的收集整理，確保項目建設各項任務流程環節的建設資料完整、真實、準確、系統，并按年度交學校示范校項目建設辦公室統一管理，任何人不得據為己有。 

第二章 管理體制及工作職責 

第五條 示范校項目建設管理辦公室是《示范校檔案》歸口管理部門，所有建設資料按項目管理要求進行分類整理并及時放入項目建設成果室進行管理，項目領導小組對《示范校檔案》管理工作進行監督和指導。 

第六條 《示范校檔案》檔案員的基本任務和職責   

 1. 貫徹執行國家關于檔案工作的政策，規劃《示范校檔案》工作；   

2．制定《示范校檔案》工作規章制度，監督、指導、檢查執行情況；   

3．負責收集、整理、分類、鑒定、保管、統計項目建設中各類檔案及有關的資料；    

4．開展《示范校檔案》開放利用工作，主動為中心的教學科研及各項管理工作服務；    

5．參加信息工作的整體化建設，負責編輯檔案參考資料、編制檢索工具，積極開發檔案信息資源； 

6. 注意檔案材料的安全和保密工作，所有資料一律不得外借，特殊情況需經校長批準后方可借閱。  

第七條  各項目建設承辦部門檔案管理職責   

 1.負責本部門分項目及各子項目建設文件材料的收集、積累、保管和整理立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料的完整、真實、準確、系統；    

2.檢查、督促本部門工作人員按時做好文件材料的歸檔工作，負責本部門留存檔案的保管和提供利用；    

3.本部門有關工作人員工作變動時，要督促其做好文件材料的移交工作；    

4.注意建設資料特別是成果性文檔的安全和保密工作，不經示范校項目建設主管領導批準，不得以任何形式外借。 

第三章  檔案的立卷歸檔      

第八條  實行按項目分類立卷歸檔制度。項目建設期間，項目建設成果展室由項目辦檔案員管理，分項目檔案柜由項目建設承建部門管理。項目建設結束后，所有檔案均歸項目辦管理，同時入學校檔案管理計劃和規劃。各分項目檔案在分項目建設實施的同時即開始建立，與分項目的布置、檢查、總結、驗收各項工作同步開展。           

各建設部門對已辦理完畢，具有保留價值的各種文字、圖表、聲像等不同體載的文件材料，按照檔案管理要求，必須收集齊全完整、按年度、問題或重要程度分類整理立卷。立卷完成后，經各項目建設負責人審查簽字，擬制移交清單，于次年三月底前向學校示范校項目建設管理辦公室移交歸檔；分項目建設完成并通過校內驗收后，應在兩個月內歸檔。           

第九條 案卷的質量要求       

１．遵循文件材料的規律，保持彼此間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。

２．卷內文件必須準確反映本校的教學、科研和管理活動的真實內容，手續完備，制作與書寫材料利于長期保存。       

３．管理內容的檔案按問題、時間或重要程度排列，要注意密不可分材料的排列順序，批復在前、請示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；結論性材料在前，依據性材料在后；文字材料在前；圖表在后。      

４．專題性，成套性檔案（含教學、科研、基建、儀器設備、出版等檔案）按階段、結構等分別組卷。       

５．每個案件（卷）必須按規定格式逐件填寫文件目錄、編頁號、填寫立卷人、立卷時間、更改說明、正確劃分保管期限，案件（卷）題名簡明確切，體式一致。

６．案卷裝訂整齊牢固，封面書寫工整，清晰，卷容美觀大方。  第四章 檔案整理、保管和統計    

第十條 檔案必須按全宗整理，同一全宗的檔案不能分散。   

第十一條  按照工作規范對《示范校檔案》分類、編號、排架、一經確定不得隨意改動。    

第十二條 檔案室要符合保管條件，在檔案管理中注意防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防高溫等。房內嚴禁存放易燃、易爆及與檔案無關的物品，保持環境清潔整齊。    

第十三條 建立健全各類檔案的登記統計制度，掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀的各種登記統計數據，按要求報送分管檔案工作的領導和上級有關部門。

 第十四條 凡利用《示范校檔案》，必須按規定辦理利用登記手續，填寫《檔案借閱登記表》，對借出的檔案要定期催還，不得轉借他人，不得泄密，不得翻印、涂改、抽頁。 

   第十五條  所有示范校建設檔案均為長期保存檔案，經校長批準方可銷毀。